Monitoring w zakładzie pracy — co mówi Kodeks pracy i jak ustawić kamery

Monitoring wizyjny w firmie chroni mienie i ludzi, ale gdy kamery obejmują pracowników, obowiązują konkretne przepisy. Najważniejsze z nich to art. 22² Kodeksu pracy oraz RODO. Poniżej praktyczne podsumowanie — przed uruchomieniem systemu warto potwierdzić szczegóły z osobą odpowiedzialną w firmie za ochronę danych.

W jakim celu wolno monitorować pracowników

Kodeks pracy pozwala na monitoring wizyjny, jeśli jest niezbędny do zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cel, zakres i sposób stosowania monitoringu ustala się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo — gdy firma nie musi ich mieć — w obwieszczeniu.

Gdzie monitoring jest zakazany lub ograniczony

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. W pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i palarniach jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy jest niezbędny do realizacji celu monitoringu i nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracowników — w szczególności dzięki technikom uniemożliwiającym rozpoznanie osób — i wymaga uprzedniej zgody związku zawodowego, a gdy go nie ma — przedstawicieli pracowników. W praktyce przy montażu stosuje się maski prywatności, które zaczerniają wybrane fragmenty obrazu.

Jak długo można przechowywać nagrania

Nagrania wolno przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątek: nagranie jest dowodem w postępowaniu albo pracodawca dowiedział się, że może nim być — wtedy termin przedłuża się do prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie terminu nagrania trzeba zniszczyć.

Dla instalatora to konkretne wymaganie: rejestrator i dyski dobiera się tak, żeby nadpisywały nagrania w odpowiednim czasie, a nie trzymały ich „ile się zmieści”.

Obowiązki informacyjne

• pracowników informuje się o wprowadzeniu monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
• nowym pracownikom przekazuje się te informacje na piśmie przed dopuszczeniem do pracy,
• pomieszczenia i teren monitorowany oznacza się w widoczny sposób (znaki, ogłoszenia) najpóźniej dzień przed uruchomieniem.

Co to oznacza przy projekcie

1. Najpierw cel i lista miejsc — potem rozmieszczenie kamer.
2. Pole widzenia ustawione tak, żeby obejmowało to, co potrzebne (wejście, maszyna, magazyn), a nie całe stanowiska „na wszelki wypadek”.
3. Maski prywatności tam, gdzie kamera mogłaby objąć miejsca wyłączone lub cudzy teren.
4. Czas przechowywania nagrań ustawiony w rejestratorze, dostęp do nagrań tylko dla upoważnionych osób.
5. Tabliczki informacyjne przy wejściach.

Planujesz monitoring w firmie? Zobacz monitoring CCTV dla firm — pomożemy zaprojektować system, który działa i jest zgodny z przepisami.